Της Aleksandra Sulimko, HR Director της TheSoul Publishing
Όλοι έχουμε περάσει από τη διαδικασία ένταξης σε ένα νέο εργασιακό περιβάλλον, μερικοί από εμάς πιο συχνά από άλλους. Όσοι έχουν παραμείνει στην ίδια εταιρεία για αρκετό διάστημα θα έχουν διαπιστώσει πως αρκετές διαδικασίες μπορεί να έχουν αλλάξει από την αρχική γνωριμία με την εταιρεία. Εδώ είναι, λοιπόν, που η επανένταξη των υπαλλήλων μπορεί να επιτύχει τους ακόλουθους τρεις στόχους:
- Διαμόρφωση του πώς αντιλαμβάνονται οι εργαζόμενοι την εξέλιξη της εταιρείας
- Παροχή συναδελφικής βοήθειας με σκοπό την πλήρη κατανόηση των επιτευγμάτων της εταιρείας
- Καθορισμός των κύριων στόχων και των ευδιάκριτων εμποδίων
Μπορεί η ένταξη του νέου προσωπικού να φαντάζει ως μια απλή διαδικασία, εμείς, όμως, εδώ στην TheSoul Publishing δυσκολευτήκαμε να φτάσουμε το υφιστάμενο προσωπικό στο ίδιο επίπεδο αφοσίωσης και έγκαιρης ενημέρωσης. Το γεγονός αυτό έγκειται κυρίως στις σημαντικές αλλαγές στις συνολικές διαδικασίες, στη βελτίωση της παραγωγής και στα εργαλεία προώθησης της κατά προτίμησης τηλεργασίας. Ένα πρόγραμμα επανένταξης επιτρέπει στους υφιστάμενους υπαλλήλους να ενσωματωθούν καλύτερα στην εξελισσόμενη κουλτούρα μιας εταιρείας, ενώ παράλληλα καλλιεργείται μια αμοιβαία κατανόηση για το πως εκτελούνται οι καθημερινές διαδικασίες.
ΤΙ ΚΑΝΕΙ ΤΗΝ ΕΠΑΝΕΝΤΑΞΗ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΗ
Η ένταξη απευθύνεται σε νεοεισερχόμενους εργαζομένους, βοηθώντας τους να προσαρμοστούν ταχύτερα στην εργασιακή κουλτούρα και να αρχίσουν να παράγουν αποτελέσματα. Ένας νέος εργαζόμενος ανακαλύπτει την ίδια την εταιρεία: πώς εργάζονται και πώς αλληλεπιδρούν οι άνθρωποί της και ποιες διαδικασίες εφαρμόζονται. Η ένταξη των εργαζομένων ενισχύει την κοινωνική ένταξη και την πολιτιστική γνώση, ενώ συμβάλλει στη μείωση του άγχους. Από το 2019, η TheSoul Publishing αύξησε κατά 88% το εργατικό δυναμικό της σε όλα τα μήκη του οργανισμού. Έπειτα και από την εισαγωγή της ψηφιακής ένταξης ανθρώπινου δυναμικού, ο κύκλος εργασιών όσον αφορά τις νέες προσλήψεις έχει μειωθεί σημαντικά. Και όπως γνωρίζουν οι επαγγελματίες του χώρου, η διαδικασία αυτή είναι αρκετά δύσκολη.
Η επανένταξη όμως είναι ένα ξεχωριστό πρόγραμμα που επανασυνδέει το υφιστάμενο προσωπικό, ενημερώνοντας το για μικρά και σημαντικά νέα της εταιρείας, ως ένας άλλος τρόπος ανανέωσης. Αναμφισβήτητα, η αποκτηθείσα γνώση της αρχικής ένταξης, δεν είναι αρκετή από μόνη της για μια συγκλίνουσα πορεία μιας μεγάλης ομάδα, ειδικά όταν τα μέλη εργάζονται σε διάφορες χώρες του κόσμου. Συχνά στον σύγχρονο χώρο εργασίας, οι παραδοσιακές μέθοδοι πρέπει να εξελίσσονται παράλληλα με την εταιρεία και το εργατικό δυναμικό της.
Η προσέγγισή της TheSoul επικεντρώθηκε στην ανάδειξη του ασύγχρονου μοντέλου επικοινωνίας της εταιρείας. Σαν εταιρεία, δεν αναμένουμε από τις διεθνείς ομάδες μας να είναι διαθέσιμες ταυτοχρόνως, γι’ αυτό και αξιοποιούμε το λογισμικό στο χώρο εργασίας όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στις ενασχολήσεις τους και σε υλικό όποτε το επιθυμούν. Επίσης, σπανίως προβαίνουμε σε ζωντανές συσκέψεις. Μέσω αυτού του νέου μοντέλου, εισαγάγαμε νέα εργαλεία επικοινωνίας. Η κατανόηση πώς και πότε να χρησιμοποιούνται τα εργαλεία επικοινωνίας έγινε επιτακτική ανάγκη για περίπου 1.400 βετεράνους υπαλλήλους σε 60 χώρες.
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΣΩΣΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ
Η κατανόηση της εταιρικής κουλτούρας μπορεί να είναι δύσκολο να επιτευχθεί μπροστά από την οθόνη ή όταν εργαζόμαστε από το σπίτι. Έτσι, είναι ακόμα πιο επιτακτική ανάγκη να δημιουργήσετε μια εμπειρία επανένταξης που προσελκύει όλους τους υπαλλήλους. Στην TheSoul Publishing, αποφασίσαμε να μετατρέψουμε τη διαδικασία σε παιχνίδι. Η διαδικασία επανένταξης επικεντρώθηκε σε ορισμένες βασικές αρχές μάθησης για να διασφαλίσουμε ότι οι εργαζόμενοι θα αποκτήσουν μια σταθερή βάση γνώσεων σχετικά με την εταιρεία. Γνωρίζαμε ότι έπρεπε να κάνουμε την εμπειρία ενδιαφέρουσα δίνοντας μια φρέσκια νότα χωρίς να αισθάνονται οι εργαζόμενοι ότι λαμβάνουν μέρος ξανά στο πρωταρχικό πρόγραμμα ένταξης.
Η πρωτοβουλία επανένταξης είχε δύο βασικούς στόχους. Πρώτον, θέλαμε να προωθήσουμε τον εταιρικό πολιτισμό μας. Δεύτερον, θέλαμε να διασφαλίσουμε ότι όλοι οι συμπαίκτες μας ήταν ενημερωμένοι σχετικά με την προηγμένη συλλογή ψηφιακών εργαλείων της εταιρείας. Ως μια εταιρεία δημιουργίας περιεχομένου, ένα από τα πρώτα βήματα ήταν ο σχεδιασμός ενός συναρπαστικού και καθηλωτικού προγράμματος. Ένα τέτοιο πρόγραμμα θα ενθάρρυνε την ενεργή συμμετοχή, ενώ θα εξασφάλιζε την αφομοίωση πληροφοριών από τους εργαζομένους. Αποφύγαμε οποιεσδήποτε μακροσκελείς ομιλίες, με παρωχημένους αριθμούς και αντ 'αυτού, αξιοποιήσαμε παραδείγματα για να δημιουργήσουμε μια καλύτερη σύνδεση μεταξύ των πεποιθήσεών μας και των καθημερινών εργασιακών δραστηριοτήτων. Αυτή η πιο αφοσιωμένη προσέγγιση ενθάρρυνε τους εργαζόμενους να συμμετάσχουν πλήρως στη διαδικασία και να κατανοήσουν τις πληροφορίες με ουσιαστικό τρόπο.
Επιπλέον, γνωρίζαμε ότι η εκπαίδευση δεν θα μπορούσε να αποτελεί αποκλειστική πρωτοβουλία του τμήματος του Τμήματος Ανθρωπίνου Δυναμικού. Ως εκ τούτου, συμπεριλάβαμε πολλά τμήματα στη διαδικασία, εστιάζοντας σε θέματα πληροφορικής, οικονομικών, δημοσίων σχέσεων και παραγωγής με σκοπό το πρόγραμμα να έχει περισσότερο αντίκτυπο στην ευρύτερη ομάδα. Εφαρμόσαμε ένα πιλοτικό πρόγραμμα με τη διοικητική ομάδα να ενεργεί σαν τα «πειραματόζωά» μας. Πριν την εφαρμογή του προγράμματος σε ευρύτερο πλαίσιο, συλλέξαμε τα σχόλια και το feedback και τελειοποιήσαμε όλες τις πτυχές για να διασφαλίσουμε ότι θα ήταν επωφελές για τους υπαλλήλους μας.
ΟΙ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΙ ΑΝΤΑΠΟΚΡΙΝΟΝΤΑΙ
Ζητήθηκε από τους εργαζόμενους να αφιερώσουν επιπλέον ώρες στο πρόγραμμα επανένταξης και στην πραγματικότητα, μερικοί από αυτούς εξέφρασαν τη δυσαρέσκειά τους. Αυτό το εκλάβαμε ως ένα θετικό σημάδι μιας ειλικρινούς επικοινωνίας και τους επαναλάβαμε ότι η πρωτοβουλία επανένταξης θα αποφέρει οφέλη που θα υπερτερούν της χρονικής δέσμευσής τους.
Με την ολοκλήρωση του προγράμματος, παρατηρήσαμε ότι οι εργαζόμενοι συμμετείχαν ενεργά στις σωστές εφαρμογές με τον κατάλληλο τρόπο (επιλύοντας ένα σημαντικό και προβληματικό σημείο πριν από την επανένταξη). Κάποιοι που δεν είχαν επιλεχθεί σε προηγούμενο στάδιο, στη συνέχεια ζήτησαν να συμμετάσχουν και αυτοί στο πρόγραμμα. Ήταν σαφές ότι οι εργαζόμενοι είχαν καλύτερη κατανόηση του ποιος είναι υπεύθυνος για τι στην εταιρεία και ποια προγράμματα κατάρτισης και εκπαίδευσης είναι διαθέσιμα για την πρόοδο τους. Επιπροσθέτως, οι εργαζόμενοι μας τώρα αντιλαμβάνονται και εφαρμόζουν ταχύτερα το ασύγχρονο μοντέλο επικοινωνίας της εταιρείας, δεδομένου ότι έχουν μια καλύτερη αντίληψη του λογισμικού και των λειτουργιών του χώρου εργασίας.
ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΣ ΤΟ ΔΙΚΟ ΣΑΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΠΑΝΕΝΤΑΞΗΣ
Η συμμετοχή και αλληλεπίδραση των εργαζομένων ξεπέρασε κατά πολύ τις προσδοκίες μας. Αν και είναι πολύ νωρίς για να συνοψίσουμε ποσοτικές μετρήσεις, οι ομάδες, οι διευθυντές και οι ηγέτες της εταιρείας μας αγκάλιασαν το πρόγραμμα αναδεικνύοντάς το ως ένα προνόμιο και όχι ως μια ενόχληση, παρατηρώντας έτσι σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας σε όλους τους τομείς της επιχείρησης.
Οι εταιρείες που επιθυμούν να εφαρμόσουν το πρόγραμμα επανένταξης των υπαλλήλων θα πρέπει να μην το θεωρούν ως ένα μοναδικό συμβάν. Η κατανόηση της κουλτούρας της εταιρείας σας από τους εργαζόμενους θα πρέπει να είναι μια συνεχής άσκηση που πρέπει να εξελίσσεται, με την επανένταξη να αποτελεί το βασικό πυλώνα της διαδικασίας αυτής.
